প্রতিটি উত্তরের পেছনের বিধি, বাংলায়, দপ্তরের নিজের সার্ভারে।

যে কথাটি আমরা শুনি

“এই ক্ষেত্রে কোন বিধি প্রযোজ্য, আর পরিপত্রটি কি এখনো বলবৎ?”

সমস্যা

আইন আছে একটি ওয়েবসাইটে, বিধি গেজেটের স্ক্যানে, পরিপত্র অন্য ঘরের একটি ফাইলে, আর সংশোধনীটি এমন এক অফিস আদেশে, যা কেউ নথিভুক্ত করেননি। কর্মকর্তারা স্মৃতি থেকে সিদ্ধান্ত নেন আর আশা করেন অডিট একমত হবে।

যা বদলায়

• কর্মকর্তারা বাংলায়, ফাইলে যে ভাষায় লেখেন সেভাবেই প্রশ্ন করেন, আর পান আইনের ধারা, বিধি বা পরিপত্র, পৃষ্ঠাসহ।
• স্ক্যান করা গেজেট ও পরিপত্র ইনডেক্সে পড়ে নেওয়া হয়, তাই পুরোনো পরিপত্র নতুনটির মতোই খুঁজে পাওয়া যায়।
• লোড করা নথিতে কোনো সংশোধনী থাকলে মূল ও সংশোধনী দুটোই উদ্ধৃত হয়।
• দপ্তরের নথিতে প্রশ্নটির উত্তর না থাকলে উত্তর স্পষ্ট করে সে কথা জানায়।

যা মানুষের হাতেই থাকে

ফাইলের অনুমোদনকারী কর্মকর্তা সিদ্ধান্ত নেন; Bahlul SI জোগায় উদ্ধৃতি, সিদ্ধান্ত নয়।

ফল

ফাইলের নোটে বিধি ও পৃষ্ঠা উদ্ধৃত, সারা দিন খোঁজার পর নয়, কয়েক মিনিটেই লেখা।

যে লাইন ব্যবহার হয়

যে কথাটি আমরা শুনি

“এই সেবায় কোন নথি ও কত ফি লাগে, আর কত দিন সময় লাগে?”

সমস্যা

সিটিজেন চার্টার একটি সেবামানের প্রতিশ্রুতি দেয়; ফ্রন্ট ডেস্ক উত্তর দেয় স্মৃতি থেকে, আর নাগরিক ভুল কাগজ নিয়ে দুবার ফিরে আসেন। সেবার নিয়ম থাকে কয়েকটি পরিপত্র ও ফরমে, যা লাইন অপেক্ষায় থাকতে ডেস্ক খুঁজে দেখতে পারে না।

যা বদলায়

• ফ্রন্ট ডেস্কের কর্মীরা জানতে চান কোনো সেবায় কী লাগে, খরচ কত আর সময় কত, আর পান চার্টারের ভুক্তি, পরিপত্র ও ফরম।
• প্রতিটি কাউন্টারে আর একই সার্ভার ব্যবহার করা প্রতিটি উপজেলা বা ইউনিয়ন অফিসে একই উত্তর দেওয়া হয়।
• পরে একই নথি দিয়ে SI পাইলট হিসেবে বাংলায় চ্যাট ও কণ্ঠে নাগরিক সেবা চালানো যায়, দরকার হলে একজন মানুষের কাছে হস্তান্তরসহ।
• প্রথম পর্যায়ে কোনো নাগরিকের নিজের তথ্য লোড করা হয় না; সার্ভার উত্তর দেয় প্রকাশিত বিধি ও ফরম থেকে।

যা মানুষের হাতেই থাকে

উত্তর ও সেবা দেন ডেস্কের কর্মকর্তা; চার্টারের বাইরের যেকোনো ক্ষেত্র যায় দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তার কাছে।

ফল

নাগরিকেরা প্রথমবারেই সঠিক কাগজ আনেন, আর ডেস্ক উত্তর দেয় স্মৃতির বদলে চার্টার থেকে।

যে লাইন ব্যবহার হয়

যে কথাটি আমরা শুনি

“এই কেনাকাটা কি কোটেশন পদ্ধতিতে করা যাবে, আর কার অনুমোদন লাগবে?”

সমস্যা

ক্রয় বিধি, আদর্শ দরপত্র দলিল, আর্থিক ক্ষমতা অর্পণ আর ট্রেজারি বিধি প্রতিটি কেনাকাটা ঠিক করে দেয়, আর একটি ভুল পদক্ষেপ ডেকে আনে অডিট আপত্তি। ক্রয়কারী কর্মকর্তারা সহকর্মীদের জিজ্ঞেস করেন, আর প্রতিটি দপ্তর সীমাগুলো আলাদাভাবে পড়ে।

যা বদলায়

• কর্মকর্তারা জানতে চান কোনো কেনাকাটায় কোন ক্রয় পদ্ধতি, সীমা ও অনুমোদন লাগে, আর পান বিধি ও পৃষ্ঠা।
• আদর্শ দরপত্র দলিলের ধারা ও আর্থিক ক্ষমতা অর্পণ উৎসসহ উদ্ধৃত হয়।
• হিসাব শাখার কর্মীরা দপ্তরের নিজের আদেশ অনুযায়ী বিল পাস, অগ্রিম ও সমন্বয় নিয়ে প্রশ্ন করেন।
• কোনো কেনাকাটায় কোন বিধি দেখা হয়েছে তা লগে থাকে; পরে অডিট জানতে চাইলে কাজে লাগে।

যা মানুষের হাতেই থাকে

পদ্ধতি ও কার্যাদেশ অনুমোদন করেন ক্রয়কারী প্রতিষ্ঠানের প্রধান; Bahlul SI দেখায় বিধিটি।

ফল

বিধি যেমন লেখা, তেমনভাবে করা কেনাকাটা; অডিট জানতে চাওয়ার আগেই ফাইলে বিধি উদ্ধৃত।

যে লাইন ব্যবহার হয়

যে কথাটি আমরা শুনি

“আমি সদ্য প্রকল্প পরিচালক হিসেবে যোগ দিয়েছি। এই প্রকল্প কী প্রতিশ্রুতি দিয়েছিল, আর এ পর্যন্ত কী প্রতিবেদন দেওয়া হয়েছে?”

সমস্যা

উন্নয়ন প্রকল্পে বছরের পর বছর জমে প্রস্তাব, সংশোধনী, অগ্রগতি প্রতিবেদন, সভার কার্যবিবরণী ও দাতার চিঠিপত্র, আর প্রকল্প পরিচালক বদলে যান। প্রতিটি নতুন কর্মকর্তা ফাইল থেকে পুরো চিত্র নতুন করে গড়েন, আর বর্তমান সংখ্যা খুঁজে পাওয়া কঠিন বলে প্রতিবেদনে পুরোনো সংখ্যাই ফিরে আসে।

যা বদলায়

• কর্মকর্তারা জানতে চান প্রকল্প দলিলে কী প্রতিশ্রুতি আছে, সর্বশেষ অগ্রগতি প্রতিবেদনে কী বলা হয়েছিল আর স্টিয়ারিং কমিটি কী সিদ্ধান্ত নিয়েছিল, আর পান পৃষ্ঠা।
• অগ্রগতি প্রতিবেদনের খসড়া অংশে উদ্ধৃত থাকে যে কার্যবিবরণী, প্রতিবেদন বা প্রস্তাব থেকে তা নেওয়া।
• বাংলা ও ইংরেজির প্রতিবেদন ও কার্যবিবরণী একসঙ্গে ইনডেক্স হয়, তাই মিশ্র প্রশ্নে দুটোই মেলে।
• অ্যাক্সেস চলে কর্মকর্তার পদ অনুযায়ী, তাই কোনো প্রকল্পের নথি দেখে কেবল তার দলই।

যা মানুষের হাতেই থাকে

দপ্তর থেকে বেরোনো প্রতিটি প্রতিবেদনের দায়িত্ব প্রকল্প পরিচালকের, আর উৎস পড়ে তবেই তিনি সই করেন।

ফল

কয়েক দিনেই কাজের উপযোগী নতুন কর্মকর্তা, আর রেকর্ড উদ্ধৃত করা অগ্রগতি প্রতিবেদন।

যে লাইন ব্যবহার হয়

যে কথাটি আমরা শুনি

“অডিট বারোটি আপত্তি তুলেছে। প্রতিটি জবাবে লাগবে বিধি, অনুমোদন আর রেকর্ড।”

সমস্যা

অডিট আপত্তি আসে দফায় দফায় আর জবাবের জন্য বছরের পর বছর অপেক্ষা করে, কারণ প্রতিটি জবাবে লাগে আলাদা ফাইলের বিধি, অনুমোদন ও রসিদ। অনিষ্পন্ন আপত্তি দপ্তর ও তার কর্মকর্তাদের পিছু ছাড়ে না।

যা বদলায়

• হিসাব ও প্রশাসন শাখার কর্মীরা জানতে চান আপত্তি ওঠা কোনো পরিশোধ কোন বিধি ও কোন অনুমোদনের আওতায়, আর পান নথি ও পৃষ্ঠা।
• জবাবের খসড়ায় বিধি, মঞ্জুরি ও রেকর্ড উদ্ধৃত থাকে, কর্মকর্তার যাচাই ও সইয়ের জন্য প্রস্তুত।
• পুরোনো ফাইল স্ক্যান হলে ইনডেক্সে যুক্ত হয়, তাই পাঁচ বছর আগের আপত্তিরও জবাব দেওয়া যায় রেকর্ড থেকে।
• প্রতিটি জবাবে কী দেখা হয়েছে, সার্ভার তার লগ রাখে।

যা মানুষের হাতেই থাকে

অডিটের প্রতিটি জবাবে সই করেন দপ্তরপ্রধান; তার আগ পর্যন্ত খসড়া খসড়াই থাকে।

ফল

কয়েক দিনে রেকর্ড থেকে তৈরি অডিট জবাব, আর অনিষ্পন্ন আপত্তির জট কমতে থাকা।

যে লাইন ব্যবহার হয়